Jak przebiega organizacja wycieczki szkolnej krok po kroku? - formalności i dokumentacja

Organizacja wycieczki szkolnej wymaga sporego zaangażowania i pracy ze strony nauczyciela. Dlatego często decyduje się on na wsparcie biura podróży, które wyręczy go z wielu obowiązków, a także zapewni odpowiednie bezpieczeństwo wyjazdu. W niniejszym artykule, pragniemy przedstawić cały proces organizacji wycieczki szkolnej od etapu planowania do powrotu z wyjazdu i rozliczenia. Zatem zaczynamy :)

Jak zaplanować wycieczkę szkolną?

Na wstępie należy podkreślić, że organizację i program wycieczki powinniśmy dostosować do wieku, zainteresowań i potrzeb uczniów, ich stanu zdrowia, kondycji, sprawności fizycznej i umiejętności. Nie wybierzemy się zatem z uczniami klas 1-3 na wycieczkę kilkudniową, która głównie będzie polegała na pieszym zwiedzaniu, gdyż fizycznie jej nie podołają. Podobnie nie ma sensu organizować licealistom tylko samego wyjścia do ZOO. Jeśli zatem szczerze odpowiemy sobie, jakie są główne potrzeby naszych wychowanków, wówczas możemy zabrać się za planowanie wyjazdu od strony formalnej. 
Warto też już na początku zdecydować czy organizujemy wyjazd samodzielnie czy też we współpracy z touroperatorem. Zgodnie z ustawą, szkoła może współdziałać ze stowarzyszeniami i innymi podmiotami, których przedmiotem działalności jest krajoznawstwo i turystyka, czyli z tzw. touroperatorami. Dla celów niniejszego artykułu przyjmijmy, że wybieramy wyjazd z biurem podróży.

Poinformowanie o planowanej wycieczce

W świetle prawa organizatorem wycieczki szkolnej jest szkoła, a zgodę na zorganizowanie wycieczki wyraża dyrektor placówki. Ważne jest zatem aby już na wstępnym etapie, swoją decyzję o organizacji wycieczki skonsultować z dyrektorem, rodzicami i uczniami. Zarówno wycieczki krajowe, jak i zagraniczne powinny być z wyprzedzeniem podane do wiedzy dyrekcji szkoły i dla rodziców do zaplanowania budżetu domowego. Warto wykorzystać okazję i poruszyć temat wyjazdu już na zebraniu z rodzicami. W tym celu możesz poprosić biuro podróży o przykładową ofertę z ceną, terminem i programem zwiedzania. Oczywiście może on potem ulec zmianie na Twoje życzenie, ale będzie stanowić cenny punkt wyjścia do dyskusji o wyjeździe.

Kadra wycieczki 

To dyrektor szkoły wyznacza kierownika i opiekunów wycieczki spośród pracowników pedagogicznych szkoły. W zależności od celu oraz programu wyjazdu opiekunem wycieczki może być także osoba spoza grona pedagogicznego. W przypadku wycieczki zagranicznej kierownik lub co najmniej jedne z opiekunów muszą znać język obcy na poziomie komunikatywnym. Rola kierownika wycieczki jest kluczowa i  wiąże się z dodatkowymi obowiązkami do których należy m.in.: opracowanie programu i regulaminu wycieczki; zapoznanie uczniów, rodziców i opiekunów z przygotowanymi dokumentami oraz z zasadami bezpieczeństwa; określenie zadań dla opiekunów wycieczki; zadbanie o odpowiednie zamówienie usług niezbędnych do realizacji wyjazdu; dysponowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na organizację wycieczki; dokonanie podsumowania, oceny i rozliczenia finansowego wycieczki po jej zakończeniu. 
Dyrektor szkoły może także wyrazić zgodę na łączenie funkcji kierownika i opiekuna wycieczki.

Zgoda rodziców

Rodzice lub opiekunowie prawni zobowiązani są dostarczyć pisemną zgodę na udział dziecka w wycieczce oraz zapoznają się i kolejno akceptują obowiązujące regulaminy (np. regulamin wycieczki czy regulamin zwiedzania konkretnego obiektu). Rodzice powinni także poinformować o stanie zdrowia dziecka, przyjmowanych przez niego lekach czy specjalnych dietach. Współpracując z ATAS, rodzic może uczynić to za pomocą specjalnej platformy “elektroniczna karta uczestnika” w której podaje wszystkie niezbędne informacje o dziecku.

Organizacja wycieczki szkolnej - planowanie, kadra wycieczki, ubezpieczenie

Ubezpieczenie uczestników wycieczki

W przypadku wycieczek organizowanych w kraju nie ma obowiązku ubezpieczenia uczestników od tzw. następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Reguluje to rozporządzenie MEN z dnia 28 sierpnia 2014 r., które znosi taką obligatoryjność. W praktyce większość szkół na początku roku szkolnego zawiera umowy ubezpieczenia zbiorowego, bądź to rodzice sami decydują się na ubezpieczenie we własnym zakresie. W takim wypadku warto upewnić się, czy ubezpieczenie obejmuje faktycznie zdarzenia mające miejsce także na wycieczce szkolnej. Inaczej sytuacja prezentuje się w przypadku wycieczki zagranicznej. Tutaj to szkoła ma obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia (KL) na rzecz osób biorących udział w wycieczce. Jeśli jednak wycieczka organizowana jest z biurem podróży, wówczas mamy już gwarancję ubezpieczenia na czas wyjazdu, ponieważ jest to ustawowy obowiązek organizatora turystyki.
Wskazane jest także aby kierownik i opiekunowie wycieczki posiadali ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w trakcje organizowanego wyjazdu.

Dokumenty i formalności 

Jak wspomnieliśmy wcześniej, zgodę na organizację wycieczki wyraża dyrektor szkoły, który zatwierdza kartę wycieczki. Na karcie wycieczki należy podać min. cel wycieczki, miejsce, termin, kontakt do kierownika, liczbę uczniów i opiekunów, środek transportu, program wycieczki. Wzór karty wycieczki jest dostępny jako załącznik do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 maja 2018 r. (poz.1055). Do karty wycieczki dołączona jest także lista uczniów biorących udział w wycieczce. Zawiera ona imię i nazwisko ucznia oraz dane kontaktowe do rodziców/ opiekunów prawnych. Listę uczestników podpisuje dyrektor. 

W zależności czy wycieczka organizowana jest w kraju, czy też za granicą działania formalne będą się tutaj różnić.

Tylko w przypadku wycieczki organizowanej za granicą, dyrektor szkoły jest w obowiązku poinformować organ prowadzący (gminę) i organ sprawujący nadzór pedagogiczny (kuratorium) o organizowaniu wycieczki.

Aby uzyskać akceptację kuratorium, należy wymaganą dokumentację dostarczyć w terminie umożliwiającym dokonanie analizy zawiadomienia i wprowadzenie ewentualnych uzupełnień tj. minimum 7 dni przed wyjazdem.

Finansowanie wycieczki szkolnej 

Charakter szkoły (publiczna, prywatna) również odgrywa duże znaczenie. 
Szkoła prywatna jest osobowością prawną i sama w sobie może być stroną umowy. Wówczas biuro podróży po zrealizowaniu wyjazdu wystawia fakturę na szkołę. Inaczej sytuacja prezentuje się w przypadku szkoły publicznej, która nie ma osobowości prawnej a jest “państwową jednostką budżetową”. Przy podpisaniu umów na wycieczkę szkolną stroną jest gmina (jednostka samorządowa), którą reprezentuje dyrektor szkoły. Oznacza, to że płatność za wycieczkę do biura powinna być dokonana przez szkołę z wydzielonego subkonta, jako płatnika za imprezę. W praktyce koszty wycieczki są oczywiście w większości pokrywane przez rodziców, a wpłacane pieniądze przechodzą przez konto szkoły. Tutaj, faktura za zrealizowaną wycieczkę jest przez biuro podróży wystawiona na gminę lub szkołę.

Rozliczenie wycieczki

Jeśli szkoła zdecydowała się samodzielnie zorganizować wycieczkę, wówczas kierownik po powrocie z niej dokonuje podsumowania, oceny i rozliczenia finansowego wycieczki. Rozliczenie wycieczki zawiera podsumowanie wszystkich wydatków oraz faktury i rachunki potwierdzające dokonanie wpłat za poszczególne świadczenia. Takie rozliczenie jest składane do dyrekcji szkoły, która je zatwierdza. 
W sytuacji, gdy zdecydujemy się na wyjazd z biurem podróży, wówczas potwierdzeniem rozliczenia jest podpisana umowa na organizację wycieczki.

Organizacja wycieczki szkolnej - dokumentacja, finansowanie i rozliczenie

Przymierzając się zatem do planowania wycieczki szkolnej, warto mieć na uwadze wszystkie wyżej wymienione kwestie. Jak widzimy są one od siebie bardzo zależne, a decyzje jakie podejmujemy już na początku, rzutować będą na dalsze nasze działania i pracę. Z kolei, biuro podróży z pewnością będzie dla nas partnerem w organizacji wycieczki oraz zdejmie z kierownika większość formalności i odpowiedzialności przy przygotowaniu, realizacji i rozliczeniu wyjazdu.