Wycieczki szkolne - organizacja

Pierwszym krokiem jest wybranie jednego z programów i przedstawienie pomysłu na wycieczkę uczniom oraz ich rodzicom. Na tym etapie mogą Państwo dokonać wstępnej rezerwacji terminu w naszym biurze (na okres od 2 do 4 tygodni w zależności od oferty). Na życzenie pracownicy ATAS mogą dostarczyć pomocne materiały – katalogi, plakaty czy dedykowane już ulotki z wybranym terminem i programem wycieczki.

Po przedstawieniu programu wycieczki zainteresowanym, następnym krokiem jest zebranie zaliczki. Wysokość zaliczki zależy w głównej mierze od kwoty całkowitej wyjazdu oraz środku transportu. Z reguły jest to 200 zł dla krótkich wyjazdów zagranicznych (ok. 3 dni), 400 zł - wycieczki zagraniczne (najczęściej 6-dniowe) oraz wycieczki zagraniczne samolotowe - 1000 zł. Mając zaliczkę od wszystkich uczestników dyrektor szkoły lub upoważniony przez dyrektora nauczyciel podpisuje umowę z biurem. Jest to umowa grupowa pomiędzy szkołą jako organizatorem wyjazdu a firmą ATAS.

Na 6 tygodni przed wyjazdem należy wpłacić pozostałą kwotę w PLN za imprezę. Przed terminem wycieczki należy dodatkowo wypełnić elektroniczną kartę uczestnika (w imieniu dziecka wypełnia ją rodzic lub opiekun prawny; nauczyciel wypełnia kartę tylko w swoim imieniu).

Standardowe programy wycieczek są przygotowane dla grup liczących 48-51 uczniów + 4 nauczycieli. W przypadku grup liczących 39-47 osób obowiązują dopłaty według cennika w katalogu.

Jeśli mamy mniej niż 24 uczniów zainteresowanych wyjazdem możemy szukać dogodnego połączenia z inną grupą. Mając przedstawicieli regionalnych i znając lokalizacje zgłoszonych szkół, staramy się połączyć grupy wskazujące ten sam program wyjazdu w przybliżonym terminie.

Tak, uczestnicy są ubezpieczeni w UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW Polska – 5000 PLN, NNW Europa i Kraje Basenu Morza Śródziemnego – 2000 EUR, NNW Pozostałe Państwa Świata – 4000 EUR), kosztów leczenia KL + CP (KL Europa i Kraje Basenu Morza Śródziemnego - 10000 EUR, KL Pozostałe Państwa Świata - 30000 EUR) oraz bagażu podróżnego (BP Europa i Kraje Basenu Morza Śródziemnego – 200 EUR, BP Pozostałe Państwa Świata – 400 EUR ).

Jakie dane są niezbędne do ubezpieczenia?

Abyśmy byli w stanie zapewnić Państwu najwyższy komfort podczas wyjazdu zapewniamy pełny pakiet ubezpieczeniowy dla każdego uczestnika. Wiążę się to z koniecznością dostarczenia do biura ATAS podstawowych danych uczestników, wyjeżdżających na daną wycieczkę. Takie dane są przekazywane za pośrednictwem elektronicznej karty uczestnika, którą wypełnia rodzic/ opiekun prawny.

W momencie podpisywania umowy zgłoszenie prosimy o zgłaszanie alergii, specjalnych diet oraz informacji o chorobach przewlekłych. Dane te są niezbędne aby właściwie dobrać zakwaterowanie i np. nie kwaterować uczestnika, który ma alergię na sierść w rodzinie, która posiada koty. Informacje te należy też podać karcie uczestnika na czas wyjazdu grupy.

Posiadanie karty EKUZ jest wskazane (czasem bardzo ułatwia ona kontakt z placówką medyczną), niemniej nasi uczestnicy są ubezpieczeni w UNIQA i pomoc udzielana jest w ramach ubezpieczenia. Osoby podróżujące do Wielkiej Brytanii, które posiadają kartę EKUZ również mogą nadal korzystać ze świadczeń opieki zdrowotnej na terenie UK w sytuacjach nagłego zachorowania, wypadki czy zaostrzenia objawów choroby przewlekłej.

Autokar jest podstawiony pod szkołę o godzinie ustalonej z biurem, w zależności od miejsca wyjazdu i ilości miejsc kolejnych zbiórek (w przypadku łączenia grup). Zbiórka odbywa się 30 minut przed planowaną godziną odjazdu w miejscu ustalonym ze szkołą.

Jeśli rodzice oczekują kontroli autokaru i kierowców przez policję, to zgłaszają do szkoły taką potrzebę i wówczas to szkoła (dyrektor, kierownik grupy lub wskazany rodzic) dokonują zgłoszenia wyjazdu na policję (najczęściej telefonicznie). Aby nie opóźnić wyjazdu grupy, prosimy o zgłoszenie policji podstawienia autokaru 30 minut przed godziną zbiórki (np. zbiórka dla uczestników 11.00, podstawienie autokaru na kontrolę policji 10.30, wyjazd grupy ok. 11.30). Wynika to z faktu, iż kontrola trwa ok. 45 minut i do zakończenia czynności uczestnicy nie będą wpuszczeni na pokład autokaru. Więcej informacji o zbiórce i kontroli policji znajdziesz tutaj: https://wycieczkiszkolne.atas.pl/pl/blog/70,Jak-zorganizowac-zbiorke-przed-wycieczka-praktyczny-poradnik-

W przypadku wyjazdów zagranicznych konieczne jest sprawdzenie czy wszyscy uczestnicy wyjazdu posiadają ważne dokumenty tożsamości czyli paszport lub dowód osobisty.
Pamiętajmy jednak, że po Brexicie zasady podróżowania do Wielkiej Brytanii zmieniły się - od 1 października 2021, osoby podróżujące do UK zobowiązane są do posiadania ważnego paszportu (sam dowód osobisty nie upoważnia do przekroczenia granicy).  Źródło: https://www.gov.uk/guidance/visiting-the-uk-after-brexit 

Konkretny przedział cenowy naszych imprez wskazuje ilość miejsc bezpłatnych dla nauczycieli pełniących na wyjeździe swoje funkcje (kierownika czy opiekuna wycieczki). Stąd nauczyciele w tej ilości mają zapewnione przez ATAS zarówno świadczenia na miejscu, jak i bilety wstępu do zwiedzanych obiektów.

Jeśli mamy do czynienia z nietypowym podziałem podgrup na wspólny wyjazd, może dojść do sytuacji, że grupka życzy sobie wyjazd 2 opiekunów, a ATAS zapewnia 1 bezpłatne miejsce. W takiej sytuacji staramy się przedstawić wycenę kosztów dodatkowego opiekuna.

Podróż autokarem od granicy polsko-niemieckiej do Londynu zajmuje około 16-18 godzin. Łącznie z przejazdem z wybranego miasta w Polsce (w zależności od miejsca zamieszkania) przejazd może potrwać około doby. Z tego powodu do długiej podróży autokarem należy się odpowiednio przygotować. Warto zabrać suchy prowiant na drogę, a także małą poduszkę oraz śpiwór lub koc do spania w autokarze.

Uwaga! Przypominamy, iż przed granicą odbywa się postój, który umożliwia zakup we własnym zakresie ciepłego posiłku w dniu wyjazdu i w dniu powrotu

Do Wenecji, która jest pierwszym zwiedzanym miastem na obu wyjazdach jedzie się około 12 godzin. Łącznie z przejazdem z wybranego miasta w Polsce (w zależności od miejsca zamieszkania) przejazd może potrwać około 20 godzin.

Przeprawa promowa trwa około 1,5 godziny. Wszyscy uczestnicy obozu opuszczają autokar i udają się na pokład promu. W drodze do Londynu jest to dobra okazja, aby się odrobinę odświeżyć i rozprostować nogi. Na pokładzie promu znajdują się sklepy, restauracje i liczne toalety. Dodatkowo w drodze do Dover z pokładu promu można podziwiać piękne klify w Dover. Walutą obowiązującą na promie jest już GBP, ale można płacić w EUR, tylko reszta należności zostanie już przeliczona na GBP.

Tak. Należy jednak pamiętać, ze faktura za zamówione świadczenia będzie wystawiona na nabywcę usługi zgodnie z poniższym rozróżnieniem:

• w przypadku gdy stroną umowy jest podmiot gospodarczy, faktura będzie wystawiona na ten podmiot,
• w przypadku gdy stroną umowy jest podmiot nie będący podmiotem gospodarczym, faktura może zostać wystawiona na szkołę publiczną, osobę fizyczną (uczestnika, rodzica/opiekuna prawnego uczestnika) lub innym podmiot dofinansowujący świadczenia objęte niniejsza umową i nie będący podmiotem gospodarczym (fundację, gminę, powiat).

Jeśli rodzic chce otrzymać fakturę VAT na siebie lub na uczestnika imprezy, proszony jest o przesłanie takiej prośby mailem na adres wycieczki@atas.pl. Faktura zostanie wystawiona elektronicznie i przesłana na podany adres e-mail.
W mailu należy podać:
- Imię i nazwisko osoby na którą ma być wystawiona Faktura.
- Adres osoby na którą ma być wystawiona Faktura.
- Adres e-mail na który ma być wysłana faktura.
- Numer umowy lub kod płatności AdW lub login do strony karta.atas.pl 

Proszę pamiętać, że po pełnej płatności za uczestnika, rodzic fakturę może otrzymać wcześniej. Każdorazowo taka prośba wymaga informacji i kontaktu z biurem ATAS.