Wycieczki szkolne - organizacja

Pierwszym krokiem jest wybranie jednego z programów i przedstawienie pomysłu na wycieczkę uczniom oraz ich rodzicom.
1) Na tym etapie należy dokonać wstępnej rezerwacji terminu poprzez kontakt z naszym biurem, tel.: 22 245 50 00 lub e-mail: wycieczki@atas.pl. Powyższa rezerwacja to gwarancja dostępności terminu (jest ona udzielana na okres 3 tygodni) - daje to czas na przedstawienie dokładnej oferty rodzicom oraz na zgromadzenie zaliczek (wysokość zaliczki podana jest przy każdej ofercie). Ponadto, do każdej rezerwacji przydzielony zostaje opiekun, który służy pomocą we wszystkich aspektach związanych z wycieczką, aż do powrotu z wyjazdu. Na życzenie pracownicy ATAS mogą dostarczyć pomocne materiały – katalogi, plakaty czy dedykowane ulotki z wybranym terminem i programem wycieczki.
2) Następnym krokiem jest zebranie zaliczki. Wysokość zaliczki zależy w głównej mierze od kwoty całkowitej wyjazdu oraz środka transportu. Z reguły jest to 300 zł dla krótkich wyjazdów zagranicznych (ok. 3 dni), 500 zł dla wycieczek zagranicznych (najczęściej 6-dni) oraz 1000 zł dla wycieczek zagranicznych-samolotowych.
3) Posiadając pełną zaliczkę od wszystkich uczestników, należy skontaktować się z naszym biurem w celu potwierdzenia rezerwacji. Wówczas opiekun grupy przygotuje umowę wraz z niezbędnymi załącznikami. Umowę może podpisać dyrektor szkoły lub upoważniony przez niego nauczyciel. Jest ona zawierana wyłącznie pomiędzy szkołą jako organizatorem wyjazdu a firmą ATAS. Na 4 tygodnie przed wyjazdem należy dokonać całkowitej wpłaty.

Standardowe programy wycieczek są przygotowane dla grup liczących 48-50 uczniów + 4 nauczycieli. W przypadku mniejszych grup liczących 39-43 lub 44-47 osób, obowiązują dopłaty według cennika w katalogu.
Jeśli jednak nie udało się zebrać 24-osobowej grupy, polecamy poszukać innej szkoły, która również będzie zainteresowana tym samym wyjazdem. Znając lokalizacje zgłoszonych szkół, ze swojej staramy się pomóc w łączeniu grup.

Tak, uczestnicy są ubezpieczeni w Compensa Towarzystwo Ubezpieczeń S.A., ul. Wołoska 22A, 02-675 Warszawa od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW Polska – 5000 PLN, NNW zagranica – 1250 EUR), kosztów leczenia (KL zagranica - 20000 EUR) oraz bagażu podróżnego (BP zagranica – 200 EUR). W razie zaistnienia szkody ubezpieczony zgadza się na zwolnienie lekarzy leczących go w kraju i za granicą z obowiązku dochowania tajemnicy lekarskiej oraz zezwala na udostępnienie ubezpieczycielowi dokumentacji z przebiegu leczenia.

Jakie dane są niezbędne do ubezpieczenia?

Abyśmy byli w stanie zapewnić Państwu najwyższy komfort podczas wyjazdu zapewniamy pełny pakiet ubezpieczeniowy dla każdego uczestnika. Wiążę się to z koniecznością dostarczenia do biura ATAS podstawowych danych wszystkich uczestników, którzy wyjeżdżają na wycieczkę. Takie dane przekazywane są przed wyjazdem za pośrednictwem elektronicznej karty uczestnika, którą wypełnia rodzic/opiekun prawny.

Dane o wszelkich alergiach są niezbędne m.in. dlatego, aby właściwie dobrać zakwaterowanie i np. nie kwaterować uczestnika, który ma alergię na sierść w rodzinie posiadającej koty. Informacje o chorobach przewlekłych oraz specjalnych wymaganiach żywieniowych należy przekazać nauczycielowi podczas zgłaszania dziecka na wyjazd. Natomiast szczegółowe dane należy uzupełnić w elektronicznej karcie uczestnika.

Posiadanie karty EKUZ jest bardzo wskazane (czasem niezwykle ułatwia ona kontakt z placówką medyczną i przyspiesza procedury). Osoby podróżujące do Wielkiej Brytanii, które posiadają kartę EKUZ, nadal mogą korzystać z jej świadczeń w ramach opieki zdrowotnej w sytuacjach nagłego zachorowania, wypadku czy zaostrzenia objawów choroby przewlekłej.
Aby uzyskać kartę EKUZ należy złożyć odpowiedni wniosek. Można to zrobić elektronicznie przez IKP - Internetowe Konto Pacjenta lub osobiście w dowolnym oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia.
Niemniej jednak, nasi uczestnicy są ubezpieczeni w COMPENSA i pomoc udzielana jest im w ramach powyższego ubezpieczenia.

Autokar jest podstawiony pod szkołę o godzinie ustalonej wcześniej z biurem (w zależności od miejsca wyjazdu i ilości miejsc kolejnych zbiórek - w przypadku łączenia grup). Zbiórka odbywa się 30 minut przed planowaną godziną odjazdu w miejscu ustalonym ze szkołą.

Jeśli rodzice oczekują kontroli autokaru oraz kierowców przez policję, powinni zgłosić bezpośrednio do szkoły taką potrzebę. Wówczas to szkoła (dyrektor, kierownik grupy lub wskazany rodzic) dokonuje zgłoszenia wyjazdu na policję (najczęściej telefonicznie). Aby nie opóźnić wyjazdu grupy, prosimy w zgłoszeniu podać godzinę podstawienia autokaru do kontroli na 30 minut przed zbiórką (np. zbiórka dla uczestników 11:00, podstawienie autokaru na kontrolę policji 10:30, wyjazd grupy ok. 11:30). Wynika to z faktu, iż kontrola trwa ok. 45 minut i do zakończenia czynności, uczestnicy nie będą mogli wejść do autokaru. Więcej informacji o zbiórce i kontroli policji zamieściliśmy w naszym blogu: https://wycieczkiszkolne.atas.pl/pl/blog/70,Jak-zorganizowac-zbiorke-przed-wycieczka-praktyczny-poradnik-

Aktualny stan techniczny autokarów (dane o badaniu technicznym, informacje o polisie OC itp.) można sprawdzić na stronie: https://bezpiecznyautobus.gov.pl

W przypadku wyjazdów zagranicznych konieczne jest sprawdzenie czy wszyscy uczestnicy wyjazdu posiadają ważne dokumenty tożsamości czyli paszport lub dowód osobisty.
Pamiętajmy jednak, że po Brexicie zasady podróżowania do Wielkiej Brytanii zmieniły się i od 1 października 2021, osoby podróżujące do UK zobowiązane są do posiadania ważnego paszportu (sam dowód osobisty nie upoważnia do przekroczenia granicy).  Źródło: https://www.gov.uk/guidance/visiting-the-uk-after-brexit 

Przedział cenowy naszych imprez (tabela-cennik) wskazuje ilość miejsc bezpłatnych dla nauczycieli pełniących na wyjeździe funkcje - kierownika czy opiekuna wycieczki. Podana ilość nauczycieli ma zapewnione przez ATAS zarówno świadczenia na miejscu, jak i bilety wstępu do zwiedzanych obiektów.

Jeśli mamy do czynienia z nietypowym podziałem podgrup na wspólnym wyjeździe, może dojść do sytuacji, że np. grupa wyrazi zainteresowanie wyjazdem 2 opiekunów, natomiast ATAS zgodnie z ofertą, zapewnia tylko 1 bezpłatne miejsce. W takiej sytuacji staramy się przedstawić wycenę kosztów dodatkowego opiekuna.

W przypadku dłuższych podróży zagranicznych np. do Wielkiej Brytanii, Grecji, Włoch, Hiszpanii czy Francji, przy pakowaniu należy wziąć pod uwagę fakt, iż uczestnicy będą mieli dostęp do bagażu głównego znajdującego się w luku bagażowym, dopiero w momencie dotarcia do miejsca zakwaterowania. Dlatego też pakując bagaż podręczny, warto mieć ten fakt na uwadze. Z pewnością podczas podróży przyda się:
- dokument ze zdjęciem (dowód osobisty lub paszport - w zależności, który dokument obowiązuje przy przekraczaniu granicy) oraz legitymację szkolną
- odliczone pieniądze na realizację programu (wysokość kwoty podana jest w każdej ofercie; polecamy odliczoną gotówkę przygotować w podpisanej kopercie)
- kieszonkowe na dodatkowe posiłki, napoje, pamiątki, które będzie można zakupić podczas postoju
- drobne na toalety podczas przejazdu (ok. 5 EUR)
- suchy prowiant + napoje
- mała poduszka, koc
- powerbank
- cieplejsze ubranie, w razie nocnego postoju
- lekarstwa (szczególnie jeśli przyjmowane są na stałe, w tym tabletki przeciw chorobie lokomocyjnej)
- ulubiona książka, gra, słuchawki, telefon
- podstawowe przybory toaletowe (szczoteczka do zębów, pasta, szczotka do włosów, wilgotne chusteczki)

Poniżej przedstawiamy przykładowy plan podróży do Wielkiej Brytanii. Podróż do Londynu,w zależności od miejsca zbiórki w Polsce, trwa w okolicach 24 godzin. W międzyczasie kierowcy robią postoje, a grupa może skorzystać z toalety oraz ma możliwość zakupienia artykułów spożywczych.
*Prosimy o punktualne przybycie na miejsce zbiórki, ponieważ kierowców obowiązują przepisy o czasie pracy i ze względów bezpieczeństwa nie możemy wydłużać przejazdu. Dlatego jeżeli spóźni się jakiś uczestnik, to autokar nie może na niego długo czekać.

Przykładowy plan podróży:

WYJAZD Z POLSKI > LONDYN

▪️ Wyjazd z miejsca zbiórki* (godziny dostosowane do miejsca zbiórki).
▪️ Przyjazd do Torzymia lub przy wyjazdach z południa - w okolicach Bolesławca/Zgorzelca: ok. 15:00 > godzinna przerwa obiadowa w restauracji Hotelu "Port 2000", wyjazd w kierunku granicy.
▪️ Przekroczenie granicy w Świecku 16:00-16:30.
▪️ Jazda ciągła (16 godzin) przez: Niemcy, Holandię, Belgię do portu/wjazdu do Eurotunelu we francuskim Calais.
▪️ Przeprawa promowa Calais > Dover 8:20-09:20 (czasu lokalnego) - czas przeprawy ok. 1,5 h lub przejazd pociągiem przez Eurotunel (autokar wjeżdża na platformę pociągu) - czas trwania ok. 35 min.
▪️ Przyjazd do Londynu 10:00-11:00 (w zależności od godziny podanej w programie wycieczki).

Powrót do Polski z Londynu
▪️ Wyjazd z Londynu zgodnie z programem (16:00-17:00).
▪️ Przeprawa Dover > Calais (Eurotunnel lub prom) 18:20 - 19:20.
▪️ Jazda ciągła (16 godzin) przez: Francję, Belgię, Holandię, Niemcy.
▪️ Przekroczenie granicy w Świecku lub Zgorzelcu 9:00 - 9:30.
▪️ Przyjazd do Torzymia (lub przystanku za Zgorzelcem), krótka przerwa w Hotelu "Port 2000" około godziny 10:00.
▪️ Przyjazd na miejsce zbiórki.

Przykładowy plan podróży:

WYJAZD Z POLSKI > BRIGHTON

▪️ Wyjazd z miejsca zbiórki (godziny dostosowane do miejsca zbiórki).
▪️ Przyjazd do Torzymia lub przy wyjazdach z południa - w okolicach Bolesławca/Zgorzelca ok. 19:00 - przerwa obiadowa w restauracji Hotelu "Port 2000", wyjazd w kierunku granicy.
▪️ Przekroczenie granicy w Świecku 19:00-19:30.
▪️ Jazda ciągła (16 godzin) przez: Niemcy, Holandię, Belgię do portu/wjazdu do Eurotunelu we francuskim Calais.
▪️ Przeprawa promowa Calais > Dover 11:40-13:40 (czasu lokalnego) - czas przeprawy 1,5 h lub przejazd pociągiem przez Eurotunel (autokar wjeżdża na platformę pociągu) - czas trwania ok. 35 min.
▪️ Przyjazd do Brighton 14:00-14:45 (w zależności od godziny podanej w programie wycieczki).

Powrót do Polski z Brighton
▪️ Wyjazd z Brighton zgodnie z programem 09:00 - 10:00.
▪️ Przeprawa Dover > Calais (Eurotunnel lub prom) 11:20-12:20.
▪️ Jazda ciągła (16 godzin) przez: Francję, Belgię, Holandię, Niemcy.
▪️ Przekroczenie granicy w Świecku lub Zgorzelcu 03:20-04:20.
▪️ Przyjazd do Torzymia (lub przystanku za Zgorzelcem), krótka przerwa w Hotelu "Port 2000" około godziny 03:50-04:20.
▪️ Przyjazd na miejsce zbiórki.

Do Wenecji, która jest pierwszym zwiedzanym miastem na obu wyjazdach jedzie się około 12 godzin. Łącznie z przejazdem z wybranego miasta w Polsce (w zależności od miejsca zamieszkania) przejazd może potrwać około 20 godzin.

W zależności od wyjazdu, do Wielkiej Brytanii i w drodze powrotnej do Polski, przeprawiamy się promem lub Eurotunelem. Może zdarzyć się, że podczas jednej wycieczki szkolnej będziemy np. do UK płynąć promem a wracać Eurotunelem (nie ma możliwości wyboru środka transportu przez grupę).
Przeprawa promowa
Przeprawa promowa trwa około 1,5 godziny. Wszyscy uczestnicy wycieczki opuszczają autokar i udają się na pokład promu. W drodze do Londynu jest to dobra okazja, aby się odrobinę odświeżyć i rozprostować nogi. Na pokładzie promu znajdują się sklepy, restauracje i liczne toalety. Dodatkowo w drodze do Dover z pokładu promu można podziwiać piękne klify. Walutą obowiązującą na promie jest GBP, ale można płacić również w EUR.
Eurotunel
Przejazd Eurotunelem wydrążonym pod Kanałem La Manche trwa ok. 35 min. Autokar wjeżdża do dużego wagonu kolejowego. Pociąg porusza się ze średnią prędkością 100km/h. Podczas jazdy pociągiem można wysiąść z autokaru i skorzystać z toalety, jednak przejścia pomiędzy zaparkowanymi autami są dosyć wąskie, więc nie ma możliwości swobodnego spacerowania.

Tak. Należy jednak pamiętać, ze faktura za zamówione świadczenia będzie wystawiona na nabywcę usługi zgodnie z poniższym rozróżnieniem:

• w przypadku, gdy stroną umowy jest podmiot gospodarczy, faktura będzie wystawiona na ten podmiot,
• w przypadku, gdy stroną umowy jest podmiot nie będący podmiotem gospodarczym, faktura może zostać wystawiona na szkołę publiczną, osobę fizyczną (uczestnika, rodzica/opiekuna prawnego uczestnika) lub inny podmiot dofinansowujący świadczenia objęte niniejsza umową i nie będący podmiotem gospodarczym (fundację, gminę, powiat).

Jeśli rodzic chce otrzymać fakturę VAT na siebie lub na uczestnika imprezy, proszony jest o przesłanie takiej prośby mailem na adres wycieczki@atas.pl. Faktura zostanie wystawiona elektronicznie i przesłana na podany adres e-mail.
W mailu należy podać:
- Imię i nazwisko osoby na którą ma być wystawiona faktura
- Adres osoby na którą ma być wystawiona faktura
- Adres e-mail na który ma być wysłana faktura
- Numer umowy lub kod płatności AdW lub login do strony karta.atas.pl 

Proszę pamiętać, że po wpłaceniu pełnej kwoty za uczestnika, rodzic może otrzymać fakturę wcześniej. Każdorazowo taka prośba wymaga informacji i kontaktu z biurem ATAS.

Z przyjemnością, na organizowanych przez nas wycieczkach szkolnych, gościmy dzieci różnych narodowości. Jednak często okazuje się, że potrzebne są dodatkowe dokumenty do przekroczenia granic danego kraju, np. obywatel Ukrainy, aby mógł wjechać na teren Wielkiej Brytanii, musi złożyć wniosek o wizę. Z tego też powodu, w pierwszej kolejności prosimy rodziców o udanie się do przypisanej ambasady. Urzędnik wówczas poinformuje jakie dokumenty są potrzebne do przekroczenia granicy. Niezwykle ważny jest tutaj czas oczekiwania na wizę, ponieważ dziecko bez powyższego dokumentu/wizy nie będzie mogło wyjechać z resztą grupy.

Od 2 kwietnia 2025 r. podróżujących chcących przekroczyć granice Wielkiej Brytanii obowiązywać będzie Elektroniczna Autoryzacja Podróży (UK ETA). Oznacza to, że każdy uczestnik naszych wycieczek będzie zobowiązany do samodzielnego złożenia wniosku online (koszt 10 GBP - od 9.04.2025 koszt wzrasta do 16 GBP). Autoryzacja ETA uprawnia jej posiadacza do wielokrotnych wjazdów na teren UK przez okres 2 lat od daty jej otrzymania. Pierwsze wnioski w systemie ETA będzie można składać od 5 marca 2025 r. Standardowo proces weryfikacji trwa ok. 3 dni roboczych - po akceptacji wniosku, autoryzacja zostanie przesłana na podany wcześniej adres e-mail. Jest ona automatycznie powiązana z paszportem wnioskodawcy, jednak warto zachować e-mail potwierdzający złożenie wniosku do ewentualnego okazania. Zachęcamy do składania wniosków wcześniej, aby wszystkie formalności były już dopełnione w dniu wyjazdu.

Po więcej szczegółów zapraszamy  >>> TUTAJ

Instrukcja wypełnienia wniosku ETA krok po kroku >>> TUTAJ