Jak zorganizować zbiórkę przed wycieczką - praktyczny poradnik

Jak przebiega zbiórka przed wyjazdem na wycieczkę?  Nasz niezbędnik, aby rodzice i dyrekcja mieli poczucie bezpieczeństwa i odpowiedzialności za grupę dzieci.

Aby wyjazd grupy szkolnej na wycieczkę rozpoczął się bez dodatkowego stresu, warto odpowiednio przygotować zbiórkę wyjazdowa.  W tym miejscu podpowiemy jak krok po kroku wygląda ona najczęściej zakładając,  że szkoła jako organizator wyjazdu współpracuje z biurem podróży.

Miejsce i godzina zbiórki

Na początku do szkoły,  najczęściej kierownika  grupy,  dociera informacja od biura  o godzinie zbiórki i godzinie wyjazdu.  Miejsce zbiórki jest wspólnie planowane,  tutaj wiedza kierownika wycieczki o topografii najbliższej okolicy szkoły jest wskazana.  Pamiętajmy, że to ma być miejsce, gdzie zaparkować ma swobodnie autokar i grupa rodziców własnymi autami, którymi dowieźli uczestników na zbiórkę.

Kontrola policji przed wyjazdem na wycieczkę szkolną

Mając informacje o godzinie zbiórki kierownik grupy na życzenie dyrekcji czy rodziców może zgłosić policji chęć sprawdzenia autokaru i kierowców w dniu wyjazdu. 

Uwaga: biura zwyczajowo nie zamawiają kontroli policji, ponieważ są wykonawcami zamówionych świadczeń. 
Czy to własny tabor firmy, czy podwykonawca traktują to jako gwarantowane świadczenie i nie zakładają konieczności kontroli przez policję.  Zatem najczęściej ktoś z rodziców lub kierownik wycieczki powiadamia policję prosząc o kontrolę 30 minut przed godziną zbiórki.  

Przykład:
Zbiórka na parkingu przy szkole o godz. 10.00,
Planowany odjazd grupy 10.30
Kontrola policji 9.30.

Biuro podróży powinno dostać informację od kierownika grupy o zamówionej kontroli, aby autokar przyjechał odpowiednio wcześniej. Warto w tym miejscu wspomnieć,  że policja potwierdza obecność,  jeśli nie pojawią się inne czynności, które spowodują konieczność ich reakcji, np.  wypadek drogowy.  W okresie ferii zimowych oraz wakacji policja wyznacza terenowe miejsca kontroli,  gdzie w wyznaczonych godzinach przewoźnicy mogą poddać się czynnościom i na zbiórkę pojechać już po kontroli.  W takich okresach policja może odmówić przyjazdu pod szkołę,  wskazując miejsce terenowej kontroli.

Dlaczego kontrola pod szkołą zaczyna się przed zbiórką?

Chodzi o to, aby kontrola nie zaburzyla harmonogramu wyjazdu.  Z życia wzięty przykład - jeśli rodzic anonimowo zadzwonił po policję w trakcie zbiórki i nie zgadza się na wyjazd grupy dopóki autokar nie będzie sprawdzony,  to wiąże się to z opóźnieniem wyjazdu grupy i dużym ryzykiem niezrealizowania punktów w programie.  Część świadczeń uda się przesunąć,  ale jeśli mamy konkretne zwiedzanie obiektu na wyznaczoną godzinę,  to spóźnić się  możemy kilka minut do pół godziny,  potem regulamin obiektu daje informacje, że nie gwarantuje możliwości wejścia grupie. 

Uczulajmy zatem rodziców na zebraniu, aby dali znać wychowawcy, że oczekują kontroli.  Coraz więcej szkół ma to działanie jako niepisaną zasadę w związku z organizowanym wyjazdem - każda wycieczka ma mieć kontrolę policji w miejscu zbiórki. 

Ile trwa kontrola policji przed wyjazdem?

Kontrola zazwyczaj trwa do 40 minut,  stąd rodzice przybywający z uczestnikami na zbiórkę widzą działania policji na końcowym etapie.  Pamiętajmy,  że pogoda bywa różna  i jeśli wyjazd jest w słoneczny, piękny dzień,  to taka obserwacja pod chmurką nikogo nie razi.  Gorzej,  gdy mamy dzień deszczowy,  a policja nie pozwala na wejście uczestników do autokaru do czasu zakończenia czynności.  

Najczęściej podczas kontroli sprawdzane są:
- dokumenty pojazdu
- oświetlenie i ogumienie pojazdu
- wyposażenie w apteczkę czy niezbędne do ewakuacji elementy wyposażenia autokaru
- dokumenty kierowcy lub kierowców (m.in. prawo jazdy, karta kierowcy lub tarczki)
- stan trzeźwości kierowców

Jeśli policja nie stwierdzi żadnych nieprawidłowości,  to jest tylko ustna informacja o tym.  Jeśli są nieprawidłowości to może zatrzymać dowód rejestracyjny i biuro podróży ma wówczas działać, aby jak najszybciej zapewnić grupie transport zastępczy - czasem kieruje autokar na stację diagnostyczną, gdzie podejmowane są sprawne działania, aby autokar mógł rozpocząć pracę i wyjechać z grupą.
Wskazane nieprawidłowości wymagają spisania protokołu,  co wydłuża czas kontroli o kolejne minuty.
Czas pracy kierowców - warto wiedzieć
W ostatnich latach podjęto szereg regulacji związanych z czasem pracy kierowców.  Pojawiły się tachografy oraz obowiązkowe przerwy w pracy kierowców po długim przejeździe (standardowo to min. 11h, ale 3x w ciągu 2 tygodni może to być 9h).  Regulacje te zwiększyły komfort i bezpieczeństwo wyjazdów,  aczkolwiek nadal docierają do nas medialne informacje o niespełnionych procedurach.  Obecność policji zwiększa wśród rodziców poczucie bezpieczeństwa co do przewoźnika i autokaru.  Jest dla dyrekcji szkoły gwarancją,  że  wyjazd rozpoczyna się bez zastrzeżeń,  których mogłaby nie wyłapać jako obserwator.  Miejmy też na uwadze odpowiedzialność kierowców.  Ich rytm pracy jest sprawdzany bardzo często,  a kontrola dzisiaj może zakończyć się mandatem za naruszenie zasad pracy 28 dni wcześniej.  Są  korki,  objazdy czy opóźnienia, które dzieją się poza planem wycieczki. 

Część warunków drogowych jest po prostu wynikiem nieplanowanych działań.  Idąc dalej,  spójrzmy na dzisiejszy postęp techniki również w motoryzacji.  Autokary nie dają się  już naprawić od ręki,  mają komputer, który pokazuje błędy i tylko wizyta w serwisie może zamknąć temat niespodziewanej awarii czy usterki.  Domyślacie się zapewne, że najczęściej serwisy nie są w najbliższym sąsiedztwie miejsca noclegu czy punktu zwiedzanego przez grupę.  Ścisła i szczera współpraca kierowców,  kadry wychowawczej oraz pilota często skutkuje działaniem które pozwala na wizytę w serwisie bez uszczerbku grupy pod kątem programu zwiedzania.

Finalnie zbiórka wyjazdowa jest początkiem wycieczki i poznawania nowych miejsc.  Nie jest gwarancją, że nic niespodziewanego grupy nie spotka na trasie czy podczas ich przemieszczania się.  Warto zatem rozmawiać z rodzicami i stawiać temat kontroli jako otwarty.  Unikajmy zaskoczenia w tym temacie,  aby grupie zmniejszyć ryzyko opóźnienia wyjazdu.  Cel rodziców,  szkoły i biura podróży jest wspólny - to ma być udany wyjazd dla dzieci w każdym szczególe!