Kompletny poradnik: Organizacja i finansowanie wycieczek szkolnych – aspekty prawne

Wyjazdy szkolne są niezwykle istotnym elementem uzupełnienia programu szkolnego. Pozwalają poznać świat i wiele zagadnień w praktyce, w realnych sytuacjach. Zdobyć cenne doświadczenie oraz zweryfikować wiedzę zdobytą w klasie. Pojawia się jednak pytanie, kto organizuje w takim razie wycieczkę – szkoła? nauczyciel? firma realizująca program, czy może rodzice uczniów? Warto poznać kilka podstawowych przepisów i zasad.

Finansowanie wycieczek szkolnych - obowiązujące przepisy i ich interpretacja

Zasady organizacji wycieczek szkolnych określa Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 8 listopada 2001 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz. U. Z 2001 r. Nr 135, poz. 1516 Zmiany: Dz. U. Z 2014 r., poz. 1150). W myśl rozporządzenia organizatorem wyjazdu szkolnego jest zawsze szkoła. Zgodę na wycieczkę wydaje dyrektor szkoły. Jeżeli zatem wycieczka szkolna jest realizowana przez zewnętrzne biuro podróży, to biuro jest podwykonawcą. Szkoła, jako organizator jest stroną umowy zlecającą wykonanie usługi. Umowa nie może być wystawiona na rodziców, radę rodzicielską lub kogokolwiek innego. Umowę podpisuje dyrektor szkoły. I tutaj pojawia się problem, gdyż możemy mówić o 2 przypadkach – szkoła może być szkołą prywatną lub szkołą publiczną. Jeżeli szkoła jest szkołą prywatną, to ma swoją osobowość prawną i sama w sobie może być stroną umowy. Biuro podróży po zrealizowaniu wyjazdu wystawia fakturę na szkołę.

W przypadku szkoły publicznej sytuacja jest trochę bardziej złożona. Nie ma ona bowiem osobowości prawnej, a jest „państwową jednostką budżetową” (Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 z późniejszymi zmianami - Dz.U. 2017 poz. 1537 , Dział I, Rozdział 2., Art 11a). Jak określa ustawa, dyrektor szkoły, jako kierownik samorządowej jednostki budżetowej może dysponować środkami finansowymi jedynie zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym jednostki. Plan ten zatwierdzany jest przez odpowiednią jednostkę samorządu terytorialnego – np. Miasto Stołeczne Warszawa. Każda umowa podpisana przez dyrektora bowiem wiąże się z zaciągnięciem zobowiązania finansowego. Oczywiście w praktyce koszty wycieczki w większości ponoszą rodzice i sprowadza się to do tego, że pieniądze są po prostu „przepuszczane” przez konto szkoły. Niemniej dyrektor szkoły powinien odpowiednio wcześniej zaplanować taki wydatek, gdyż zatwierdzenie zmian w planie finansowym szkoły zazwyczaj może być dokonane tylko w określonych momentach (np. raz na kwartał).

Podsumowując zatem przypadek szkół publicznych:

• organizatorem każdej wycieczki szkolnej jest szkoła, która może jej wykonanie zlecić innym podmiotom,
• dyrektor szkoły powinien zaplanować organizację wyjazdów szkolnych przed zatwierdzeniem planów budżetowych na kolejny rok (budżetowy – czyli kalendarzowy),
• przy podpisywaniu umów na wycieczki szkolne stroną jest jednostka samorządowa (gmina), reprezentowana przez dyrektora szkoły,
• faktura za zrealizowanie wycieczki powinna być przez biuro podróży wystawiona na gminę lub szkołę,
• rodzice powinni dokonywać wpłat na konto szkoły,
• płatność za wycieczkę do biura powinna być dokonana przez szkołę w terminach zgodnych z umową, z wydzielonego rachunku (subkonta).

Największym problemem jednak na ten moment jest to, że stosowanie powyższych przepisów jest różne w różnych regionach. Cześć gmin jest bardziej liberalna i nie stawia problemów dyrektorom, jednak są i takie, które są bardzo restrykcyjne. Najważniejsza zatem rada dla nauczycieli i dyrektorów szkół jest taka, aby odpowiednio wcześnie zweryfikować podejście lokalnych władz gminnych i zapoznać się z tym, co będzie od nich wymagane przy organizacji wycieczki szkolnej.

Formalności przy organizacji wycieczki - zawiadomienie do gminy i kuratorium

Wyjazdy szkolne wymagają także innego formalnego działania ze strony dyrekcji szkoły. Ma ona bowiem obowiązek zawiadomienia „organu prowadzącego i organu sprawującego nadzór pedagogiczny” (czyli gminę i kuratorium) w przypadku organizacji wycieczki lub imprezy wyjazdowej zagranicznej.

Co istotne, jeżeli wyjazdy odbywają się na terenie naszego kraju to nie ma obowiązku powiadamiania gminy i kuratorium.

Rozporządzenie wskazuje dokładnie, że zawiadomienie powinno zawierać: nazwę kraju, czas i program pobytu, imię i nazwisko kierownika, wykaz opiekunów, listę uczniów biorących udział w wyjeździe wraz z podaniem ich wieku. Program imprezy wyjazdowej organizowanej przez szkołę, listę uczestników, imię i nazwisko kierownika oraz liczbę opiekunów zawiera karta wycieczki lub imprezy, którą zatwierdza dyrektor szkoły. Wzór karty wycieczki lub imprezy stanowi załącznik do rozporządzenia. Należy również pamiętać, że uczestnicy wycieczek i imprez podlegają ubezpieczeniu NNW, a w przypadku wycieczki lub imprezy zagranicznej - ubezpieczeniu NNW i kosztów leczenia.

Gdy wycieczkę zagraniczną szkoła zleci biuru podróży, to poza kartą wycieczki szkoła kompletuje dokumenty od organizatora wyjazdu do dokumentacji imprezy.

Na dokumentację wycieczki składają się takie dokumenty jak:

• -kserokopia umowy z biurem na wyjazd
• program wycieczki z ceną
• polisa ubezpieczeniowa.

Aby uzyskać akceptację organu sprawującego nadzór pedagogiczny, wymaganą dokumentację należy dostarczyć w terminie umożliwiającym dokonanie analizy zawiadomienia i wprowadzenie ewentualnych uzupełnień tj. minimum 7 dni przed wyjazdem. Wskazane jest by dokumentacja była dostarczona w trzech egzemplarzach – jeden egzemplarz dla szkoły, jeden dla organu prowadzącego i jeden dla organu sprawującego nadzór pedagogiczny. Pełna dokumentacja wycieczki(imprezy) zagranicznej musi znajdować się w dyspozycji dyrektora/zastępcy dyrektora szkoły lub placówki oświatowej.

Podstawa prawna:

Ustawa o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r., art. 22, ust. 2, pkt 12 (Dz. U. z 2016 r. poz. 1943 z późn. zm.),

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 8 listopada 2001 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz. U. z 2001 r. Nr 135, poz. 1516)

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2014 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz. U. z 2014 r., poz. 1150).

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 10 października 2014 r. w sprawie wzoru formularza listy podróżujących dla wycieczek w Unii Europejskiej (Dz. U. z 2014 r., poz. 1476)

Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 z późniejszymi zmianami (Dz.U. 2017 r., poz. 1537)