Dlaczego warto wyjechać na wycieczkę szkolną z Touroperatorem?

Każdy kto choć raz organizował wycieczkę szkolną wie, że jest to nie lada łatwe zadanie i wymaga bardzo dużego zaangażowania ze strony nauczyciela. Bez wątpienia praca ta jest jeszcze bardziej utrudniona ze względu na czasy, z którymi przyszło nam się zmierzyć. Dlatego też wiele szkół decyduje się na współpracę z biurem podróży, który nie tylko odciąży nauczyciela w wielu kwestiach, ale także będzie dodatkową formą zabezpieczenia.

Organizacja wycieczki szkolnej jest procesem wieloetapowym, który uwzględnia przygotowanie programu, dostarczenie odpowiedniej dokumentacji, ubezpieczenie, zamówienie usług, po realizację i rozliczenie. Nie zapominamy oczywiście o wymaganych środkach bezpieczeństwa, które odgrywają szczególną rolę zwłaszcza w dobie pandemii. Zarówno w przypadku wycieczek organizowanych w Polsce, jak i za granicą, warto także zwrócić uwagę na takie elementy jak transport, zakwaterowaniem, realizację programu i wciąż zmieniające się zasady podróżowania do danego kraju. Zanim jednak to nastąpi nauczyciel - kierownik wycieczki, musi odpowiedzieć sobie na pytanie: Czy organizuje wyjazd samodzielnie czy we współpracy z touroperatorem?

Znamy wiele przykładów znakomitych i inspirujących wycieczek, których organizacji podjął się samodzielnie nauczyciel. Niewątpliwie jednak wiąże się to z dużo większą odpowiedzialnością oraz dodatkowym stresem dla samego nauczyciela. Aby tego uniknąć, warto wówczas skorzystać z pomocy doświadczonego biura podróży. W niniejszym artykule postaramy się przedstawić kilka powodów, dlaczego warto rozważyć wyjazd z touroperatorem?

• Odpowiedzialność touroperatora. Wyjazdy organizowane przez biura podróży MUSZĄ uwzględniać najważniejszych zasad sanitarnych zapewniające bezpieczeństwo wszystkich uczestników. Takie wyjazdy muszą bezwzględnie przebiegać zgodnie z obowiązującym prawem oraz zgodnie z najnowszymi wytycznymi w sprawie organizacji wypoczynku dla dzieci i młodzieży. Biuro ATAS w tym celu opracowało własny zbiór najważniejszych procedur, które uwzględniają wytyczne Głównego Inspektora Sanitarnego oraz Ministerstwa Edukacji Narodowej.

• Touroperator jako ekspert w swojej dziedzinie. Tak samo jak nauczyciel jest tak ekspertem w nauczaniu i przekazywaniu wiedzy, tak samo touroperator ma największe doświadczenie w organizacji wyjazdów dla dzieci i młodzieży. Wieloletnia działalność oraz zdobyte doświadczenie, również podczas pandemii, pozwoliły wypracować działania i rozwiązania na różne nieprzewidziane okoliczności. To zaplecze pozwala na większą elastyczność, ale też na szybszą i sprawniejszą reakcje na daną sytuację. Touroperator doskonale zna także przepisy związane z organizacją wycieczek, oraz śledzi na bieżąco sytuację w danym kraju. Profesjonalne biuro podróży jest w stałym kontakcie z kontrahentami, dlatego też ma dostęp do informacji z pierwszej ręki. Często zatem zdarza się tak, że otrzymujemy doniesienia od naszych kontrahentów, zanim one pojawią się oficjalnie w informacji publicznej.

• Gwarancja zwrotu środków, w sytuacji NNO. Rozwiązania prawne w Polsce szczególnie chronią interesów klienta, a same biuro ma obowiązek dbania o bezpieczeństwo turystów. Jeśli zatem powstaną odgórne obostrzenia uniemożliwiające realizację wyjazdu albo wystąpią Nieuniknione i Nadzwyczajne Okoliczności (NNO), biuro podróży zwróci pieniądze i to ono ponosi straty z tytułu poniesionych już kosztów. Zwróćmy uwagę, że jeśli nauczyciel sam organizuje wycieczkę szkolną, którego realizację przerwą nowe obostrzenia, koszty już poniesione (np. rezerwacja noclegów, wejść do obiektów) mogą zostać niezwrócone. Rezerwując zatem wyjazd z biurem podróży to na pośrednika spływa odpowiedzialność finansowa, a nie na nauczyciela.

• Ubezpieczenie dla klienta. Organizując wycieczkę z biurem podróży, grupa ma gwarancję ubezpieczenia na czas trwania imprezy, gdyż to ustawowy obowiązek organizatora turystyki. Na przykładzie naszej firmy wszyscy uczestnicy wycieczek ATAS są objęci ubezpieczeniem UNIQA. Dla imprez krajowych mamy ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), a w przypadku imprez zagranicznych: NNW oraz KL (koszty leczenia). Ubezpieczenie KL chroni na wypadek nagłego zachorowanie uczestnika, w tym zachorowania na Covid-19. Nie ma przy tym znaczenia, kiedy doszło do zakażenia – pokrywamy koszty leczenia nagłego zachorowania w podróży.

• TFG, TFP i gwarancja ubezpieczeniowa. Biura podróży, z racji prowadzonej działalności, muszą posiadać turystyczną gwarancję ubezpieczeniową oraz na bieżąco opłacać składki na rzecz Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego (TFG) za każdego uczestnika wyjazdu. Oznacza to, że w nieprzewidzianych sytuacjach (np. upadłości firmy), klient jest zabezpieczony i może ubiegać się o zwrot środków z tytułu gwarancyjnego. Dodatkowo w odpowiedzi na dużą ilością zwrotów dla klientów za niezrealizowany wyjazd, które spowodowała bezpośrednio pandemia, został utworzony tzw. Turystyczny Fundusz Pomocowy (TFP). Touroperatorzy już od jakiegoś czasu odprowadzają dodatkowo składki na TFP za każdego uczestnika. W sytuacji konieczności zwrotu środków do klientów z tytułu NNO, dane biuro może skorzystać ze środków funduszu w formie pożyczki i przeznaczyć je na zwroty.

Podsumowując, wyjazd z touroperatorem to przede wszystkim bezpieczeństwo na wielu płaszczyznach. Dodatkowo biuro podróży stanowi wsparcie dla szkoły w zakresie komunikacji z uczestnikami i ich rodzicami. Na życzenie nauczyciela, pracownik biura ATAS może uczestniczyć w zebraniu z rodzicami i przedstawić wszystkie dodatkowe informacje oraz rozwiać wszelkie wątpliwości.
Zanim zatem podejmiemy współpracę z touroperatorem, powinno się rozeznać w dostępnej ofercie na rynku oraz porównać różne opcje. Warto też wybierać te biura podróży, które nie tylko mają duże doświadczenie na rynku turystycznym, ale też już spore doświadczenie w organizacji wyjazdów dla młodzieży w dobie pandemii.